De bestuursraad
Alle relevante informatie betreffende de bestuursraad vindt u op deze pagina.
Indien u een vraag hebt die niet beantwoord wordt op deze pagina, neem dan contact op met vorming.
Klik op elke vraag afzonderlijk voor een direct antwoord.
Klik op de dossiers (Religiosoft) onderaan de pagina voor een uitgebreide uitleg van het bewuste thema.
Voor de volledige tekst, zie Decreet betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten. Voor een groot deel volgt dit decreet dezelfde regels als de Vlaamse overheid. Er zijn echter ook grote verschillen. Deze zijn aangegeven in de pdf-tekst (in oranje) en staan hieronder ook opgesomd (let op: niet alle verschillen zijn aangegeven: voor specifieke zaken als erkenning, procedures van bezwaar/goedkeuring, etc.: gelieve de tekst na te kijken). De tekst kun je hier vinden: ordonnantie Brussels Gewest Een uitleg over de belangrijkste verschillen met de wetgeving van voor 1 januari 2023 vind je op de volgende website: Brussels Hoofdstedelijk Gewest De belangrijkste punten (en verschillen met Vlaams decreet) uit de ordonnantie zijn: Indien men echter later een wijziging moet doorvoeren, wordt dezelfde procedure gevolgd (gesprek stad, advies VPKB). Indienen (met advies VPKB) in ieder geval voor 1 oktober. De bestuursraad is het bestuur dat de materiële en financiële middelen van de kerkgemeente beheert en instaat voor het onderhoud van het kerkgebouw. Zij onderhoudt het officiële contact met de overheid als het gaat om de materiële belangen van de kerkgemeente. De volgende personen mogen geen deel uitmaken van de bestuursraad: bloedverwanten tot en met de tweede graad, echtgenoten, samenwonenden, personeelsleden van de kerkgemeente. Ja. Een bestuurslid moet officieel op het grondgebied van de kerkgemeente wonen (behalve de predikant of consulent). Zo staat het in het decreet. In de praktijk wordt hier wel regelmatig vanaf geweken, omdat men moeite kan hebben met het vinden van bestuursleden. De meeste steden maken hier geen probleem van. Het decreet zegt niets over de de situatie waarin een voorzitter, secretaris of penningmeester vroegtijdig stopt en vervangen moet worden. Het is wellicht aan te raden om in deze gevallen binnen de bestuursraad nieuwe verkiezingen te houden om de verschillende mandaten opnieuw te verdelen / te bekrachtigen. Een bestuurslid kan maar een mandaat tegelijk uitoefenen. Een predikant of consulent kan niet het mandaat van voorzitter, secretaris of penningmeester uitoefenen. Een bestuurslid kan niet geschorst worden of uit zijn/haar functie ontheven worden. De secretaris maakt de notulen op en bewaart het archief. De voorzitter en de secretaris voeren samen de besluiten uit van de bestuursraad. Zij ondertekenen alle akten en briefwisselingen. De voorzitter en de secretaris treden samen op namens de bestuursraad in gerechtelijke handelingen. Als er een rechtszaak is tegen de bestuursraad, treden voorzitter en secretaris samen als verweerder op. Als de bestuursraad de eiser is van een rechtsgeding, treden voorzitter en secretaris samen op, maar pas na goedkeuring van de bestuursraad. De penningmeester is belast met het innen van de inkomsten van de kerkgemeente en het betalen van de uitgaven. Hij of zij maakt alle financiële documenten op (meerjarenplan, budget, jaarrekening, eindrekening, budgetwijziging, investeringsfiches, etc.). De penningmeester houdt de kas bij en de algemene boekhouding. De penningmeester ondertekent alle financiële documenten (samen met voorzitter en secretaris). De overige leden hebben geen specifieke taken. Na de verkiezing stemmen alle leden van de bestuursraad eerst voor een voorzitter, daarna voor een secretaris en daarna voor een penningmeester. De stemming gebeurt op basis van een meerderheid. Indien er voor een mandaat verschillende kandidaten zijn en geen van de kandidaten heeft een meerderheid, dan wordt er opnieuw gestemd. Als de stemmen staken/geen meerderheid bij de herstemming, dan wordt het jongste lid verkozen. Elke drie jaar wordt een deel van de bestuursraad vernieuwd (zie ‘wat is de kleine en de grote helft?’). Na elke vernieuwing vindt er een nieuwe interne verkiezing plaats om de taken te verdelen. Het mandaat van voorzitter, secretaris en penningmeester duurt dus telkens drie jaar. De predikant of consulent oefent geen bijzonder mandaat uit in de bestuursraad. De grote helft bestaat uit de vervanging van drie leden en de kleine helft uit de vervanging van twee leden. Het gaat hierbij om de vijf gekozen leden en dus niet om de predikant of consulent. Elke drie jaar vinden er dus verkiezingen plaats voor een gedeeltelijke vernieuwing van de bestuursraad. De leden die hun mandaat van zes jaar hebben volgemaakt zijn uittredend en moeten vervangen worden. Ze zijn herkiesbaar. In april 2026 moet de grote helft vervangen worden. In april 2029 moet de ‘kleine helft’ vervangen worden. Twee van de vijf bestuursleden worden dan vervangen. Deze hebben een mandaat van 6 jaar vervuld. In april 2032 moet de ‘grote helft’ vervangen worden. In april 2035 moet de ‘kleine helft’ vervangen worden. Etc. Het centraal kerkbestuur is een overkoepelend orgaan dat de gezamenlijke belangen van verschillende kerken coördineert, beleidsbeslissingen neemt op gemeenschappelijk niveau en de samenwerking tussen de aangesloten kerken organiseert en begeleidt. Het is een extra bestuurslaag die verschillende kerken vertegenwoordigt die dicht bij elkaar liggen. Concreet betekent dit dat bepaalde documenten, zoals budget, meerjarenplan en jaarrekening, eerst naar het centraal bestuur worden gestuurd, die dan zorg draagt voor de verdere contacten met de overheid. Dit bestuur bestaat in onze protestantse situatie nog niet, hoewel de overheid hier wel op aanstuurt. De VPKB bekijkt wat er eventueel mogelijk en wenselijk is. Bij de uitnodiging wordt een agenda toegevoegd. Elk lid kan tot twee dagen voor de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Indien een lid is afgetreden, bestaat de bestuursraad op dat moment uit 5 leden en kan dus rechtsgeldig vergaderen indien er minimaal 3 leden aanwezig zijn. Indien er geen meerderheid aanwezig is, moet er een nieuwe vergadering worden belegd. Deze tweede vergadering is rechtsgeldig, ook al is er opnieuw geen meerderheid aanwezig. De agenda mag niet gewijzigd worden. Als de voorzitter verhinderd is, wordt deze vervangen door het oudste lid van de bestuursraad. Als de secretaris verhinderd is, wordt deze vervangen door het jongste lid van de bestuursraad. Alle besluiten worden genomen bij meerderheid van het aantal stemmen. Bij gelijke stemmen wordt het voorstel verworpen. Ongeldige of blanco stemmen worden niet meegeteld in het bepalen van de meerderheid (als er bijvoorbeeld 6 stemmen zijn uitgebracht, met een blanco stem, dan volstaat een meerderheid van 3 stemmen om het voorstel aan te nemen). Stemmen kan mondeling, bij handopsteking of schriftelijk. Als er zaken worden besproken waarin een bestuurslid een persoonlijk belang heeft (of een bloedverwant, aanverwant (dit zijn ook samenwonenden) tot en met de vierde graad), dan mag dit lid niet deelnemen aan de bespreking en stemming. De vergaderingen zijn niet openbaar. Externen mogen aanwezig zijn om bijvoorbeeld uitleg te geven over bepaalde zaken. Zij moeten na hun uitleg en het beantwoorden van eventuele vragen wel weer de vergadering verlaten. • Provincie-gouverneur De dag na ontvangst van de notulen begint de termijn van 30 dagen te lopen voor de gemeente en de provinciegouverneur. Binnen deze termijn kunnen zij de notulen schorsen of bijkomende stukken/inlichtingen opvragen. Wanneer de termijn van 30 dagen is verlopen, worden zij geacht de beslissingen in de notulen te hebben aanvaard. Bij indienen via Religiopoint worden de notulen gelijktijdig naar de drie instanties gestuurd. De secretaris is belast met de opstelling van de notulen en het bewaren van het archief (het decreet). Iedere gemeente die door de overheid erkend is, houdt een register bij waarin de notulen van de vergaderingen van de bestuursraad worden opgetekend (de kerkorde). Wat de archiefplicht (en de duur ervan) betreft voor documenten van eredienstbesturen, dient een onderscheid gemaakt te worden tussen twee soorten documenten: De boekhoudkundige bewijsstukken Boekhoudkundige bewijsstukken van eredienstbesturen zijn documenten zoals aankoopfacturen, rekeninguittreksels, ontvangstnota’s,… Volgens de regelgeving (art. 30 van het boekhoudreglement) bedraagt de minimale bewaringstermijn hiervan 10 jaar (vanaf 1/1 van het boekjaar dat volgt op datgene waarop het stuk betrekking heeft). De overige boekhoudkundige documenten De overige boekhoudkundige documenten (jaarrekeningen, budget, meerjarenplan dagboek, kasboek, grootboek, inventaris, staat van vermogen) en ook de notulen moeten permanent bewaard worden. De basis daarvoor ligt in de (federale) Archiefwet van 1955. Daarin staan geen specifieke bewaartermijnen, maar wel dat openbare besturen (dus ook erediensten) geen documenten uit hun archief mogen vernietigen zonder toestemming van de algemeen rijksarchivaris of zijn afgevaardigden. Als je Religiopoint gebruikt verloopt alle officiële correspondentie via dit programma dat tegelijk functioneert als archief. Daarnaast is het goed om alle documenten (ook) apart te bewaren in een papieren archief: notulen, verslagen van de stad, beslissingen gouverneur, financiële documenten (budget, jaarrekening, eindrekening, meerjarenplan, wijzigingen budget/meerjarenplan, …), briefwisselingen, etc. De penningmeester bewaart alle facturen en afschriften. Als het gaat om officiële financiële documenten tekent ook de penningmeester. In Religiopoint wordt duidelijk aangegeven wie er moet ondertekenen. Indien een besluit wordt teruggedraaid door de overheid, is er de mogelijkheid als bestuursraad om hiertegen bezwaar in te dienen. Beide partners (bestuursraad en overheid (stad en provincie) kunnen dus bezwaar maken tegen een besluit. Hiervoor zijn allerlei procedures uitgewerkt, die allen in het decreet staan beschreven. Een belangrijk element bij een eventueel bezwaar is dat dit binnen een bepaalde periode moet gebeuren. Een ander belangrijk element is dat de andere partij uitdrukkelijk bezwaar moet aantekenen. Dit betekent dan ook dat als men binnen een bepaalde periode geen bezwaar aantekent, dit automatisch betekent dat het besluit is goedgekeurd. De periodes waarbinnen een besluit moet worden beoordeeld, staan beschreven in het Decreet betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten Kerkgemeente: de lokale geloofsgemeenschap, met name in haar juridische en materiële organisatie (gebouw, financiën, beheer). Openbare instelling: een organisatie die een publiek doel heeft, erkend is door de overheid, onder overheidstoezicht staat en deels gefinancierd wordt met publiek geld. Rechtspersoonlijkheid: de kerkgemeente kan contracten afsluiten, bezittingen hebben, aansprakelijk gesteld worden en voor de rechtbank optreden. De kerkgemeente is een publiekrechtelijke organisatie met eigen rechten en plichten, en de bestuursraad bestuurt haar goederen en financiën namens de gemeenschap, onder toezicht van de overheid. Rechten van een bestuurslid: 1. Beslissingsrecht 2. Inzage- en informatierecht Plichten van een bestuurslid: 1. Beheer van goederen en financiën 2. Transparantie 3. Collectieve verantwoordelijkheid 4. Zorgplicht Zolang je correct, te goeder trouw en binnen je bevoegdheid handelt, ben je niet persoonlijk aansprakelijk als bestuurslid. De kerkgemeente is een ‘openbare instelling met rechtspersoonlijkheid’. Dit betekent dat het de kerkgemeente is die als ‘rechtspersoon’ aansprakelijk is. Het is de bestuursraad als geheel die namens de kerkgemeente besluiten neemt en niet de individuele bestuursleden. Omdat de kerkgemeente een rechtspersoon is: Dus nogmaals: als je correct handelt, te goeder trouw bent en niet buiten je bevoegdheid handelt, kun je als bestuurslid niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden. Indien een besluit of handeling van de bestuursraad leidt tot een rechtszaak of iets dergelijks, is dat tegen de bestuursraad als geheel. In dat geval treden de voorzitter en de secretaris samen op als vertegenwoordigers van de gehele bestuursraad. Bestaat er dan helemaal geen persoonlijke aansprakelijkheid? Jawel. Wanneer er sprake is van wanbeheer, wettelijke overtredingen, handelen buiten de bevoegdheid of nalatigheid, dan kan de bestuursraad als geheel of de bestuursleden persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. Het gaat dan om bijvoorbeeld de volgende gevallen: Ernstige fout of wanbeheer Wettelijke overtredingen Beslissingen buiten de bevoegdheid Geen toezicht of nalatigheid Tekort door fout bestuur De rechtspersoon is de kerkgemeente die wordt vertegenwoordigd door de bestuursraad. In gerechtelijke zaken treden de voorzitter en de secretaris samen op als verweerder namens de bestuursraad. Het ondernemingsnummer kan ook worden teruggevonden op officiële documenten en briefwisselingen met de overheid. Het is ook mogelijk dat het kerkgebouw eigendom is van een vzw. Om zeker te zijn kan de eigendomsakte worden opgevraagd. De eigendomsakte kan op de volgende manieren worden gevonden: Nee. Alle documenten moeten digitaal worden ingediend. Dat betekent dat de documenten worden ingediend via Religiopoint of het digitaal loket (indien men geen gebruik maakt van Religiopoint) De jaarrekening wordt verstuurd naar de lokale overheid en de provinciegouverneur. (Indien er een centraal kerkbestuur is, moet de jaarrekening eerst bij het centraal kerkbestuur worden ingediend en dan voor 1 maart van elk jaar. Het centraal kerkbestuur dient dan de jaarrekening in voor 1 mei bij de stad en provincie.) Voordat een budget definitief wordt opgesteld, vindt normaal gesproken eerst een gesprek plaats met de stad over het budget. Het budget moet voor 1 oktober ingediend worden bij de lokale overheid en de provinciegouverneur. Het budget moet een gunstig advies hebben gekregen van de VPKB. Dit betekent dat ruim voor 1 oktober het budget eerst dient te worden gestuurd naar het synodebureau. Hiervoor wordt de datum van 30 juni aangehouden. Na een positief advies kan het budget worden ingediend bij stad en provincie, dus voor 1 oktober. Het budget mag enkel digitaal ingediend worden (via Religiopoint of digitaal loket). Het is dus een grotere aanpassing dan een ‘interne kredietverschuiving’, omdat het gaat om een verhoging van het bedrag van een (of meerdere) hoofdfunctie(s). Eenvoudig gezegd: het bedrag dat gevraagd wordt van de stad is verhoogd. De budgetwijziging wordt eerst naar de VPKB gestuurd voor advies en daarna voor 1 oktober ingediend bij de lokale overheid en de provinciegouverneur. Voor alle informatie zie Infodossier – budgetwijziging. Het biedt de mogelijkheid om op een flexibele manier het budget bij te sturen zonder dat daarbij een budgetwijziging noodzakelijk is. Er zijn enkele voorwaarden: – interne kredietaanpassingen zijn enkel mogelijk onder exploitatie (onder investeringen is er automatisch sprake van een budgetwijziging) Het is mogelijk om maagdelijke artikels op exploitatie in gebruik te nemen, zelfs al was er geen krediet voorzien op het budget. Binnen de hoofdfuncties kan dus zonder problemen bedragen worden verschoven, zo lang het totaalbedrag niet wordt gewijzigd. Voorbeeld: Onder 22 – bestuur van de eredienst is 250 euro voorzien op MAR 2201 – verzendingskosten. Op MAR 221 – representatiekosten staat 150 euro. In dit geval kan 50 euro van MAR 2201 verplaatst worden naar MAR 221 zodat beide grootboekrekeningen nu 200 euro bevatten. De interne kredietwijziging wordt opgemaakt aan het eind van het boekjaar (ten laatste op 31 december) en wordt ingediend als bijlage bij de jaarrekening. Voor alle informatie, zie Infodossier – interne kredietaanpassing. Ja, als het om kleine aanpassingen gaat en men binnen de hoofdfunctie (20, 21, 22, …) blijft en het bedrag van die hoofdfunctie niet wijzigt. Voor deze kleine aanpassingen is geen goedkeuring noodzakelijk. Zie verder de vraag hierboven. Zodra het bedrag van de hoofdfunctie verhoogd wordt (je wilt bijvoorbeeld geld verschuiven van MAR 203 naar MAR 2105 of je verhoogt het gevraagde bedrag zonder verschuiving), dan heb je te maken met een budgetwijziging. Hiervoor moet goedkeuring worden gevraagd aan stad en provincie. Zie Infodossier – budgetwijziging. In overleg met de stad wordt het budget voor zes jaar vastgesteld. Het meerjarenplan bestaat verder uit een strategische nota en een afsprakennota. Het overleg met de stad vindt plaats aan het begin van het jaar voorafgaande aan het eerste jaar van het meerjarenplan. Het meerjarenplan 2026-2031 is reeds ingegaan, dus het volgende overleg over een nieuw meerjarenplan zou begin 2031 moeten plaatsvinden. Voor alle informatie over de procedure en de inhoud van het meerjarenplan, zie het Infodossier – meerjarenplan 2026-2031. Een meerjarenplanwijziging is het herzien van de cijfers en/of afspraken van het meerjarenplan waarbij de volledige goedkeuringsprocedure opnieuw doorlopen wordt, en wel van start tot finish (zoals toen het oorspronkelijke meerjarenplan werd goedgekeurd). De meerjarenplanwijziging vervangt daarbij dan letterlijk de eerdere versie van het meerjarenplan. Voor een gunstige afhandeling dient u te vermijden dat u een meerjarenplanwijziging indient zonder voorafgaand overleg. Dit veronderstelt dus dat er eerst doorgedreven overleg gepleegd wordt over de voorgestelde wijzigingen. Meer nog, dit overleg is verplicht; het niet-voeren ervan vormt zelfs een directe aanleiding om de voorgestelde wijzigingen naast zich neer te leggen. Wanneer is een meerjarenplanwijziging noodzakelijk? 1. de exploitatietoelage uit het meerjarenplan moet worden opgetrokken. Zie verder het Infodossier – MJP wijziging. De K-waarde is een boekhoudkundige term die aangeeft wat het exploitatie-overschot of tekort is. De k-waarde wordt berekend op basis van het overschot of tekort van twee jaar voor het nieuw op te stellen budget. Stel dat budget 2027 moet worden opgesteld, dan wordt de k-waarde van jaarrekening 2025 meegenomen in de berekening. Om welke berekening gaat het dan? Op de jaarrekening staat een n-waarde: dat is het resultaat van de rekening van een lopend jaar. Is er geld over van de exploitatie (dus het bedrag dat de kerk van de stad heeft gekregen voor de werking) of was er een tekort? Dit bedrag wordt k1 genoemd. In het budget van vorig jaar stond ook al een k-waarde; namelijk het bedrag dat men reeds van het jaar daarvoor had overgehouden of tekort kwam. Dit wordt de k2-waarde genoemd. k2 wordt nu van k1 afgetrokken en zo krijg je de k-waarde van het nieuwe budget. Eenvoudig gezegd komt het hierop neer: een kerkgemeente vraagt geld van de stad voor haar werking. In het budget worden alle verwachte uitgaven en inkomsten vermeld. Laten we zeggen dat kerk x 20.000 euro vraagt van de stad voor het jaar 2027. Dat is het totale bedrag waarmee kerk x alles kan betalen. Nu heeft kerk x in 2025 een overschot van 3000 euro. Dat betekent dat ze in dat jaar 3000 minder hebben uitgegeven dan op het budget was aangegeven. Dat geld hebben ze wel gekregen in 2025 en staat op de rekening van de kerk. Het is immers niet uitgegeven. Nu stelt de kerk een nieuw budget op voor 2027 en vragen ze 20.000 euro. De stad gaat akkoord met dat bedrag. Nu betalen ze wel maar 17.000 euro in 2027 op de rekening van de kerk, omdat die 3000 euro er nog steeds op staat. Het overschot op de rekening wordt dus afgetrokken van het totaalbedrag dat de stad betaalt. Dit is het principe. Vroeger werd er geen k-waarde berekend en ging de stad telkens uit van het totaalbedrag van het budget. Dat betekende dat overschotten bleven staan op de rekeningen van de kerken en hier in feite niets mee gedaan werd. De overschotten stapelden zich gewoon op. Nu verrekend men de overschotten (of tekorten) en betaalt de stad telkens wat er nodig is. Dit is nog niet het hele verhaal. Het bedrag van 17.000 euro uit het voorbeeld klopt niet geheel. Voor de berekening van de juiste k-waarde van het nieuwe budget is het nog nodig om de k-waarde van het vorige budget mee te nemen. Als we weer naar het voorbeeld gaan komt het hierop neer: kerk x maakt het budget op van 2027. Op de jaarrekening van 2025 (we zijn nu in 2026, dus maken de rekening op van het jaar ervoor) was er een overschot van 3000 euro. Het budget van 2025 vroeg een totaalbedrag van 20.000 euro, maar er werd slechts 17.000 euro uitgegeven. Er staat dus in 2026 nog 3000 euro op de rekening van de kerk. Bij het opmaken van het budget voor 2026 wist men dat natuurlijk nog niet. Het budget voor 2026 had daarbij een eigen k-waarde. Laten we zeggen dat hier een overschot van 1500 euro is genoteerd. Dat wil zeggen dat in 2026 de stad ervan uitgaat dat er 1500 euro op de rekening stond als overschot van het jaar ervoor. Dit bedrag wordt dan in 2026 afgetrokken van het totaalbedrag dat de stad uitkeert. Dit bedrag wordt dan afgetrokken van het overschot van 2025, waardoor je de k-waarde krijgt van budget 2027: 1500 euro. Dit bedrag wordt minder uitgekeerd door de stad in 2027. Het overschot van 2025 is 3000 euro. Dat is op de rekening blijven staan. Het budget van 2026 gaat uit van een bedrag van 1500 euro dat op de rekening zal blijven staan. In 2027 zal er dus (naar verwachting) 3000-1500=1500 euro op de rekening blijven staan. Dat bedrag wordt in mindering gebracht op de betaling van de stad in 2027. Gelukkig dat in Religiosoft de k-waarde automatisch wordt uitgerekend… De Y-waarde in het nieuwe budget stemt overeen met de Z-waarde (het investeringsoverschot) uit de jaarrekening van twee jaar voordien: Y-waarde zoals weergegeven in het budget = Z-waarde rekening twee jaar voordien Bij het opmaken van het budget vertrekt u dus steeds van het investeringsoverschot van twee jaar tevoren. Aangezien het echter gebruikelijk is om in het lopende boekjaar het investeringsoverschot van die jaarrekening reeds op te souperen, is het logisch om in het lopende boekjaar (= het eerste jaar na jaarrekening) een budgetwijziging in te dienen waarbij u dit surplus reeds wegwerkt. Het feit dat dit overschot dan reeds weggewerkt werd in het lopende boekjaar zou in het toekomstige budget aangeduid moeten staan op de Y’, waarbij de volledige Y-waarde wordt opgeheven. Deze logica is dus anders dan die voor de K-waarde, want voor het investeringsoverschot op de jaarrekening geldt “zo snel mogelijk wegwerken / in evenwicht brengen”, terwijl het exploitatie-overschot eeuwigdurend zachtjes verder voortkabbelt, zonder nood aan directe ingreep (tenzij er extreme schommelingen zouden zijn ontstaan). Tegen een “kas” (fysieke kas, sigarenkistje, cash geld, contanten) bestaat op zich geen (wettelijk) bezwaar, al lijkt het gebruik ervan hoe langer hoe minder veelvoorkomend. Boekhoudkundig gezien is een kas een gewone werkingsrekening. Het grootste nadeel van een fysieke kas is het gebrek aan controle op de “bewegingen” die er gebeuren. Het is niet uitzonderlijk dat er (lang) na datum soms wel eens twijfel rijst omtrent bepaalde betalingen, waarna er dan niet steeds zwart op wit een bewijs kan geleverd worden van de transacties in contanten. Bankrekeningen bieden met hun traceerbare en eenduidige uittreksels ongetwijfeld een geruststellende houvast, wat het leven van een penningmeester enkel aangenamer kan maken. In Religiosoft kan de “kas” worden ingevoerd als een gewone “financiële rekening” en kunnen overboekingen van de kas naar de werkingsrekening worden aangegeven. Zodra de penningmeester ontslag neemt, moet er een eindrekening worden opgesteld (in principe binnen de twee maanden). De eindrekening wordt, na kennisname door de kerkraad, doorgestuurd naar de provinciegouverneur ter goedkeuring, dus zonder tussenkomst of advies van de gemeente. De eindrekening is en blijft immers louter de verantwoording van de penningmeester tegenover het eredienstbestuur terwijl de jaarrekening de verantwoording van het eredienstbestuur tegenover de stad is. Let op: bovenstaande indieningsprocedure is enkel het geval wanneer de eindrekening niet gecombineerd wordt met de jaarrekening (einde mandaat penningmeester niet op 31/12). Om praktische redenen is het wel aan te bevelen in de mate van het mogelijke de eindrekening te laten samenvallen met de jaarrekening (kortom, het mandaat van de penningmeester te laten eindigen op 31/12). Op die manier doet de jaarrekeningbundel meteen dienst als eind- en jaarrekening en wordt er geen aparte rompslomp gecreëerd halverwege het boekjaar, wat uiteindelijk enkel extra werk oplevert. Indien er toch wordt gekozen om bv. in het midden van het jaar een eindrekening op te maken, dan is het belangrijk dat er een strikte scheidingslijn wordt gemaakt tussen de boekingen van de huidige penningmeester en die van zijn opvolger. Dit om eventuele disputen over juridische verantwoordelijkheid uit te sluiten. Voor het indienen van het jaarlijks budget en de meerjarenplannen vindt er een overleg plaats. Indien er investeringen nodig zijn aan het gebouw of gebouwen en men wil een bijdrage van de lokale overheid verkrijgen, zal een gesprek met de stad zeker nodig zijn. De lokale overheid houdt graag de vinger aan de pols en wil tijdig op de hoogte gebracht worden van de te verwachten uitgaven. In een gesprek met de stad kunnen alle zaken met betrekking tot de exploitatiekosten (budget) besproken worden. De bestuursraad kan aangeven waar men meer of minder inkomnsten verwacht en wat daarvan de reden is. Ook bijzondere extra uitgaven kunnen besproken worden. Uiteindelijk gaat het om transparantie en een goede verstandhouding tussen de kerkgemeente en de lokale overheid. Daarnaast heeft ook de voorzitter van de bestuursraad een volmacht op de rekening. Het is aangeraden dat ook een derde bestuurslid een volmacht op de rekening krijgt, zodat in geval van afwezigheid of ziekte de continuïteit wordt verzekerd. Niet toegestaan: slechts een persoon met volmacht en recht van betaling geven aan een niet-bestuurslid. De bestuursraad kan verder afspreken dat betalingen boven een bepaald bedrag alleen kunnen worden uitgevoerd als er twee handtekeningen zijn geplaatst (van twee gevolmachtigden). De bestuursraad moet formeel beslissen wie er volmacht heeft op de rekening (altijd in ieder geval penningmeester en voorzitter) en wie inzagerecht heeft. Indien er boven een bepaald bedrag twee leden met volmacht dienen te tekenen, moet dit ook formeel vastgelegd zijn in de vergadering. De notulen moeten aan de bank worden verstuurd. De notulen hiervan moeten worden overgemaakt aan de bank. Meestal is het vereist dat de nieuwe volmachthouder een handtekening komt plaatsen in de bank. Neem contact op met de bank om te vragen naar de exacte procedure voor de overdracht: welke documenten worden gevraagd, moeten de personen aanwezig zijn of kan een formulier worden ondertekend en wanneer kan een afspraak worden gemaakt om alles in orde te brengen? Een bestuur van de eredienst moet rekening houden met verschillende soorten verzekeringen. We denken hierbij aan BA verzekering, brandverzekering, verzekering voor vrijwilligers… Daar komt nog bij dat soms dezelfde soort verzekering tweemaal betaald moet worden, bv. een brandverzekering voor de kerk en voor de pastorie, … Het is dan ook niet altijd even duidelijk welke verzekering bij welk grootboeknummer hoort. Hierna volgt een overzicht van de verschillende soorten verzekeringen en de desbetreffende grootboekrekeningen. 20 Eredienst 206 Verzekeringen Dit omvat alle verzekeringen voor personen die te maken hebben met de uitvoering van de eredienst (predikant, eventueel een conciërge). Soms kunnen deze in één polis vervat zitten. In dergelijk geval speelt het principe “bijzaak volgt hoofdzaak”. Het is dan niet noodzakelijk om de verzekering uit te splitsen. Alles mag dan onder één MAR-nummer geplaatst worden. 21 Gebouwen van de eredienst 210 Hoofdgebouw eredienst Hier komen de verzekeringen voor het hoofdgebouw van de eredienst (kerkgebouw). Bijvoorbeeld brandverzekering. 211 Andere gebouwen eredienst Hier komen de verzekeringen voor een eventueel bijgebouw (bijvoorbeeld brandverzekering). Hier kan ook het principe spelen “bijzaak volgt hoofdzaak” als het gebouw verbonden is met het hoofdgebouw van de eredienst. U kan dan beide gebouwen via één polis verzekeren. U plaatst dan alles onder MAR-nummer 2104. 212 Woning bedienaar eredienst Hier plaatst u de verzekeringen die te maken hebben met de pastorie. 215 Verzekeringen personen Dit omvat alle verzekeringen voor personen die niets te maken hebben met het eigenlijke eredienstgebeuren maar wel met het gebouw. Bijvoorbeeld kuisploeg, onderhoudsman, conciërge… Ook hier geldt het principe “bijzaak volgt hoofdzaak”. Als de polis alle personen (voorbeeld predikant, onderhoudsman, …) dekt dan kunt u MAR-nummer 2069 gebruiken. 22 Bestuur van de eredienst De leden van de kerkraad kunnen ook aansprakelijk gesteld worden voor fouten die zij begaan tijdens hun mandaat. Sommige verzekeraars bieden ook hiervoor een polis aan. Dit plaatst u dan: 23 Privaat patrimonium Wanneer u verscheidene gebouwen in bezit hebt dan kunt u de verzekeringen van deze gebouwen hieronder plaatsen. Bijvoorbeeld brandverzekering appartement. De kosten kunnen uitsluitend volgens één van de volgende 2 stelsels van kostenvergoedingen worden vergoed: De vergoedingen zijn niet belastbaar als aan de volgende voorwaarden cumulatief (of samen) voldaan is: De kilometervergoeding is door de VPKB vastgelegd voor 2025 op 0,4290 euro per kilometer. Het maximale bedrag (vanaf 1 januari 2025) dat in totaal per jaar mag worden betaald aan een vrijwilliger is momenteel € 1659,29. Zolang een vrijwilliger niet boven deze bedragen komt, hoeft hij of zij hier geen belasting over te betalen. De forfaitaire onkostenvergoeding kan wel worden gecombineerd (en enkel hiermee) met de terugbetaling van vervoerskosten en dit voor maximaal 2.000 kilometer per jaar en per vrijwilliger. Deze vergoeding maakt geen deel uit van de forfaitaire vergoeding. De 2000 kilometer slaat op het bedrag dat maximaal mag worden uitgekeerd: het gaat dan om 2000 x de km-vergoeding. Zo kom je aan het totaalbedrag. Je mag immers ook met de bus, fiets, tram, motor, … De kilometervergoeding is door de VPKB vastgelegd voor 2025 op 0,4290 euro per kilometer. Zie voor alle informatie en actualisering bedragen deze link. Dit is verplicht vanaf 1 januari 2026. Voor bestuursraden die gebruik maken van Religiopoint is dit normaal gezien reeds geregeld via Religiosoft. Voor bestuursraden die (nog) geen gebruik maken van Religiosoft/Religiopoint is dringend noodzakelijk om de aanmelding op het Mercurius-platform in orde te brengen. Alle informatie over de aanmelding kunt u nalezen via de volgende link: Peppol-Mercurius. Extra informatie: Er zijn twee zaken die spelen: Concreet: kerkfabrieken zijn doorgaans niet BTW-plichtig en vallen dan ook niet onder de B2B-verplichting (uitzonderingen daargelaten – zie verder). Kerkfabrieken zijn wél aanbestedende overheden, en voor opdrachten gepubliceerd na 1 maart 2024 moeten leveranciers dan ook gestructureerde e‑facturen aanleveren. In de regel geldt dit vanaf € 3.000 (excl. btw), maar federale aanbesteders moeten e‑facturatie ook onder deze drempel toepassen; andere overheden mogen strenger zijn via opdrachtdocumenten. De verplichting om e‑facturen te ontvangen en te verwerken ligt bij de aanbestedende overheid (dus ook bij kerkfabrieken). Dit gebeurt momenteel via Peppol/Mercurius (Mercurius | BOSA). Alle eredienstbesturen werden ondertussen toegevoegd op het Mercurius-platform, zodat de leveranciers uw bestuur kunnen terugvinden door middel van uw uniek identificatienummer – het KBO-nummer en zo gericht hun facturen kunnen versturen. Facturen die via PEPPOL werden verstuurd, komen (momenteel) terecht in het Mercurius-platform. De persoon die als contactpersoon werd ingesteld voor uw bestuur ontvangt op het mailadres wat aan onze diensten werd doorgegeven een melding vanuit het Mercurius platform dat één van uw leveranciers een factuur voor uw bestuur heeft verzonden. De doorgestuurde factuur vindt u als bijlage bij de (Engelstalige) mail die u ontvangt vanuit het Mercurius platform of kunt u downloaden via een link die u in diezelfde mail zult vinden. Als u tot op heden nog niets van Mercurius hebt ontvangen, dan wil dit zeggen dat er nog geen facturen voor uw bestuur werden verstuurd via PEPPOL. Het verder verwerken van ontvangen facturen kunt u verder blijven uitvoeren zoals u het voorheen ook deed. We geven graag nog even mee dat het raadplegen van de ontvangen facturen via het Mercurius platform een tijdelijke oplossing betreft. Het is namelijk de bedoeling om binnen afzienbare tijd de facturen die via PEPPOL werden verstuurd voor uw bestuur, rechtstreeks in Religio kunnen worden ontvangen en geraadpleegd. Mocht uw bestuur toevallig één van de weinige eredienstbesturen zijn, die als (gedeeltelijk) BTW-plichtig bestuur ook facturen zou moeten versturen via PEPPOL, dan mag u gerust opnieuw met onze diensten contact opnemen voor verdere informatie. Kortom: De consulent zal de plaats innemen in de bestuursraad van de ‘vertrokken’ predikant. Er zullen uitgaven wegvallen (vergoeding voor de predikant) en enkele bijkomen. Bij de extra uitgaven kan gedacht worden aan: De kerkgemeente zal dus zelf de kosten moeten dragen voor alle uitgaven in verband met de vacante situatie. Hier staat tegenover dat in de vacante periode de (vaste) vergoedingen voor de predikant weg zijn gevallen. De hoogte van de kilometervergoeding wordt vastgesteld door de VPKB (zie Model 5). Sommige kerken betalen een vast bedrag, ongeacht hoe ver de gastpredikant heeft moeten reizen. Andere kerken betalen een reisvergoeding en een vast bedrag als vergoeding. De reisvergoeding kan daarbij geplafoneerd zijn tot een bepaald maximum bedrag. Voor het absolute minimun kan men denken aan € 60,00. Er is door de VPKB geen vaste vergoeding vastgesteld voor een organist. De meeste kerken betalen een vast bedrag, ongeacht hoe ver de organist heeft moeten reizen. Sommige kerken betalen een reisvergoeding en een vast bedrag als vergoeding. De reisvergoeding kan daarbij geplafoneerd zijn tot een bepaald maximum bedrag. Voor het absolute minimum kan men denken aan € 30,00. Religiosoft is het meest gebruikte boekhoudsoftwarepakket voor besturen van de eredienst: meer dan 1500 van de 1559 eredienstbesturen die Vlaanderen telt vertrouwen op het programma om hun planningsdocumenten en jaarrekening op te maken. Met Religiosoft wordt het voeren van de boekhouding een fluitje van een cent: van het inboeken van ontvangsten en uitgaven die automatisch uitmonden in een volledige jaarrekening, tot de opmaak van budgetten, meerjarenplan, inventaris, investeringsfiches, … Via Religiopoint kan het eredienstbestuur en het centraal bestuur de notulen en de financiële documenten digitaal versturen naar de verschillende toezichthoudende overheden (bisdom, gemeente, …). De modules voor het centraal bestuur en de gemeente zijn gratis en maken het mogelijk de ingestuurde documenten eenvoudig te verwerken. Bovendien worden de juiste procedures voor elk document automatisch gevolgd, en de wettelijke termijnen automatisch bijgehouden.
Wat
Wanneer
Bij wie?
Indienen jaarrekening
voor 1 mei
Stad & provinciegouverneur
Procedure nieuw budget
1. Gesprek met de stad
mei – juni
Lokale overheid
2. Advies van de VPKB
voor 30 juni
Synodebureau
3. Indienen budget
voor 1 oktober
Stad & provinciegouverneur
Wijziging lopend budget
Zelfde procedure als nieuw budget.
Kredietwijziging
Voor 31 december
Verschuiving binnen hoofdfunctie
Wat
Wanneer
Hoe
Oproep kandidaten
Januari 2026
Blad in kerk, oproep in kerkblad, nieuwsbrief
Bekendmaking kandidaten
Maart 2026 (min. maand voor verkiezing)
Idem
Bezwaar tegen kandidaat
Binnen 15 dagen na bekendmaking
Zie art. 87-88 van het decreet
Verkiezing kandidaten
April 2026
Geheime stemming door de kiesgerechtigde leden van de kerkgemeente
Verdeling mandaten in BR
Binnen twee maanden na verkiezing
Stemming in de bestuursraad
Doorgeven lijst / aanpassing samenstelling bestuursraad
idem
In Religiopoint / via een modelformulier van de VPKB
• Gemeenteoverheid
• VPKB
– het krediet mag enkel verschoven worden binnen dezelfde hoofdfunctie: 20, 21, 22 etc.;
– het totaalbedrag van de hoofdfunctie blijft hierbij intact.
2. de afspraken uit het meerjarenplan worden gewijzigd.
3. de financieringswijze van een investering wordt definitief gewijzigd.
4. het totaal van de uitgaven van één van de hoofdfuncties van de investeringen volstaat niet.
➔ uitzonderingen hierop (geen meerjarenplan-wijziging vereist):
a) verhoging door verdiscontering of terugbetaling renteloos thesaurievoorschot.
b) verhoging van beleggingsuitgaven wordt gecompenseerd door extra ontvangsten.
c) verschuiving van investeringskredieten naar het volgende jaar (binnen hetzelfde meerjarenplan).